PRIVACYVERKLARING

Dit is de privacyverklaring van Body & Fit Sportsnutrition B.V. (hierna: “wij” of “ons”). Hierin leggen wij uit wat we met je persoonsgegevens doen en waarom wij dat doen. Als een term niet in deze verklaring wordt beschreven, dan heeft deze de betekenis zoals beschreven door de AVG (Algemene verordening persoonsgegevens EU 2016/679). Neem de tijd om deze verklaring helemaal door te lezen zodat je volledig op de hoogte bent. Als je vragen hebt over deze verklaring neem dan contact met ons op. Onze contactgegevens vind je aan het einde van deze verklaring. Wij respecteren jouw privacy en doen er alles aan om je persoonlijke gegevens te beschermen. In deze privacyverklaring leggen we uit wat wij met je persoonlijke gegevens doen wanneer je onze website bezoekt (ongeacht waar vandaan), wat je privacyrechten zijn en hoe de wet je beschermt.

WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN WIJ EN WAAR GEBRUIKEN WIJ ZE VOOR?

Persoonlijke gegevens, of persoonsgegevens, houdt in: alle informatie over een persoon waaruit je kunt afleiden om wie het gaat. Per activiteit is hierna beschreven welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welk doel wij die persoonsgegevens gebruiken en welke verwerkingsgrond wij benutten voor de betreffende verwerking. We gebruiken je persoonsgegevens alleen voor dingen die de wet toestaat. Meestal verwerken we je persoonsgegevens voor het uitvoeren van de overeenkomst die we met je hebben gesloten, of wanneer het voor ons een gerechtvaardigd belang (of dat van derden) is, en jouw belangen en fundamentele rechten niet zwaarder wegen dan dat belang.

VAN WIE VERWERKEN WIJ PERSOONSGEGEVENS EN HOE KRIJGEN WE DEZE GEGEVENS

Wij verwerken de persoonsgegevens van klanten die direct of indirect contact heeft (gehad) met ons. We krijgen de persoonsgegevens rechtstreeks van jou, wanneer je onze website bezoekt, een account aanmaakt en bepaalde gegevens invult of wanneer je contact zoekt met onze klantenservice. In sommige gevallen ontvangen we jouw gegevens van anderen. Bijvoorbeeld wanneer iemand een order plaatst en dat als cadeau direct naar jou verstuurt; in dat geval krijgen we jouw naam- en adresgegevens. Ook kunnen wij persoonsgegevens krijgen van andere partijen maar alleen wanneer jij die partijen toestemming hebt gegeven om bepaalde gegevens aan ons te verstrekken.

WELKE GEGEVENS VERWERKEN WE VAN JOU EN HOE LANG WORDEN DIE BEWAARD

WANNEER JE IETS BIJ ONS BESTELT

Bij iedere bestelling die je bij ons doet verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

Aanhef
Voor- en achternaam
Bezorgadres (straat, huisnummer, postcode en stad)
Factuuradres (straat, huisnummer, postcode en stad)
Telefoonnummer
[Optioneel] geboortedatum
E-mailadres
IP-adres (bewaartermijn 30 dagen)

Wij verwerken deze persoonsgegevens om je bestellingen te kunnen verwerken en om eventuele vragen over je bestelling te kunnen beantwoorden.

De verwerkingsgronden die wij gebruiken zijn het uitvoeren van de overeenkomst die wij met je hebben gesloten en het nakomen van onze wettelijke verplichtingen. Denk hierbij aan onze wettelijke administratieverplichtingen. We zijn wettelijk verplicht om gegevens van je bestellingen (zoals facturen en andere boekhoudkundige documenten) 7 jaar te bewaren.

WANNEER JE EEN ACCOUNT AANMAAKT

Om het bestellen makkelijker te maken kan je er ook voor kiezen om een account op onze webshop aan te maken. Als je een account aanmaakt verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

Aanhef
Voor- en achternaam
Ingevoerde adressen in het adresboek
Bestellingen die je plaatst
Reviews die je plaatst
Telefoonnummer
E-mailadres

Wij verwerken deze persoonsgegevens om je bestellingen te kunnen verwerken en om eventuele vragen over je bestelling te kunnen beantwoorden. Wij gebruiken je bestellingen en reviews om inzicht te krijgen in de voorkeur die je hebt voor onze producten.

Je kunt ervoor kiezen om tijdens het plaatsen van een bestelling je creditcardgegevens te bewaren. Op deze manier kun je bij je volgende bestelling direct dezelfde creditcard gebruiken zonder alle gegevens opnieuw in te voeren. De opgeslagen creditcardgegevens kun je bekijken en onderhouden in je account.

De gronden die wij gebruiken om je persoonsgegevens te verwerken zijn het uitvoeren van de overeenkomst die wij met je gesloten hebben en het nakomen van onze wettelijke verplichtingen. Wij gebruiken je bestellingen en reviews op basis van het gerechtvaardigd belang om transacties te versimpelen en inzicht te krijgen in de productvoorkeuren van onze klanten. Hiermee kunnen we de samenstelling van het assortiment aanpassen aan de voorkeuren van onze klanten.

Na het verwijderen van je account bewaren we je gegevens alleen nog als we daartoe wettelijk verplicht zijn. Is dit niet het geval, dan worden je accountgegevens direct verwijderd (met uitzondering van bestelgegevens, zoals facturen, die we 7 jaar moeten bewaren).

WANNEER JE CONTACT ZOEKT MET ONZE KLANTENSERVICE

We hebben een klantenservice om vragen te beantwoorden en problemen op te lossen. Je kunt met ons bellen, e-mailen of chatten of een bericht sturen via social media, zoals Facebook en Instagram.

We kunnen je efficiënter helpen door jouw gegevens te bewaren. Daarbij verwerken we de volgende persoonsgegevens:

Voor- en achternaam
E-mailadres (indien je ons mailt)
Telefoonnummer (indien je ons belt)
Aantekeningen over het klantcontact
IP-adres (indien je met ons chat)

Een telefoongesprek kan opgenomen worden voor trainings- en analyse doeleinden. Aan het begin van het gesprek word je geïnformeerd dat het gesprek kan worden opgenomen, de doeleinden van dergelijke opnames en de beoogde ontvanger. Je hebt het recht om bezwaar hiertegen te maken. Je hebt ook het recht om toegang tot zo’n opname te vragen. Wij hebben een gerechtvaardigd belang om deze interacties te gebruiken om onze dienstverlening te kunnen verbeteren. Wij bewaren het telefoongesprek gedurende 3 maanden.

Stel je een vraag via sociale media? Dan slaan we de gegevens die we ontvangen op bij de gegevens die we al van je hebben. Dit doen we om zo goed mogelijk op je vraag of opmerking te kunnen reageren en je later persoonlijker van dienst te kunnen zijn. Vragen die je stelt aan onze klantenservice worden gedurende een periode van 6 maanden bewaard.

WANNEER JE EEN REVIEW VAN ONZE PRODUCTEN GEEFT

Wij verzamelen graag reviews over onze producten om zo producten te kunnen verbeteren en ook andere klanten beter te kunnen helpen. Als je een review bij ons achter laat, wordt de review beoordeeld op criteria van wet- en regelgeving voor voeding en ga je ermee akkoord dat we je kunnen benaderen naar aanleiding van je review. Daarbij verwerken we de volgende persoonsgegevens:

E-mailadres
Naam (dit mag ook een zogenaamde nickname zijn)
Review

WANNEER JE EEN REVIEW VAN JE ERVARING OP DE WEBSITE GEEFT

Wij verzamelen graag reviews over onze dienstverlening. We maken hierbij gebruik van een derde partij, Trusted Shops. Trusted Shops biedt behalve de mogelijkheid om een review te geven ook gratis kopersbescherming. Tijdens het afronden van het bestelproces vragen we je expliciet om toestemming voor het gebruik van Trusted Shops. Als je toestemming geeft, worden de volgende gegevens met Trusted Shops uitgewisseld waarna het reviewproces wordt opgestart en je kopersbescherming geniet:

Besteldatum
Bestelnummer
Aankoopbedrag
Betaalmethode
Klantnummer
E-mailadres
Naam van de webshop
IP-adres

Als je een account hebt bij Trusted Shops of je hebt eerder bij een andere webshop toestemming gegeven voor de diensten van Trusted Shops, dan wordt op onze webshop deze toestemming niet nogmaals gevraagd. Meer informatie over Trusted shops vind je hier.

ANALYSE

Als je onze website bezoekt en daarop rondkijkt verwerken wij de volgende informatie in de vorm van cookies of vergelijkbare technieken (zie ook onze cookieverklaring):

Bij benadering je locatie op basis van een deel van je IP-adres
Wat je doet op onze website, bijvoorbeeld wat je aanklikt
Je type internetbrowser en het type apparaat dat je gebruikt om onze website te bezoeken

Wij verwerken deze gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang om de website te verbeteren en om inzicht te krijgen in de productvoorkeuren van onze klanten. We bewaren je bezoekersgegevens alleen zolang we daartoe verplicht zijn en hooguit 26 maanden. Daarna zullen we je opnieuw om toestemming vragen, anders worden de gegevens definitief verwijderd.

MARKETING

Wij doen aan verschillende vormen van marketing. Er wordt gebruik gemaakt van e-mail, SMS, social media en/of andere media. Ook reclamebanners die wij inzetten op onze eigen websites en websites van derden, vallen onder de kanalen die wij inzetten voor marketing. We proberen de marketingcommunicatie zo relevant mogelijk voor je te maken. Hiervoor hebben we (persoons)gegevens nodig die ons helpen om te begrijpen wat je interesses zijn en wat je zoekt.

We analyseren je gedrag op basis van onze marketing-uitingen. We analyseren ook de respons en effectiviteit van onze campagnes op basis van je reactie en gedrag ten aanzien ervan.

WANNEER WIJ JE ONZE NIEUWSBRIEF STUREN

Met onze nieuwsbrief maken we je graag attent op nieuwe ontwikkelingen en aanbiedingen. Je kunt je via de website abonneren op de nieuwsbrief. We sturen je alleen nieuwsbrieven als je daar nadrukkelijk toestemming voor hebt gegeven of als je een aankoop bij ons hebt gedaan. We bewaren jouw toestemming om nieuwsbrieven te ontvangen zodat we onze juridische basis voor het verzenden van nieuwsbrieven kunnen vaststellen. Wanneer je je uitschrijft voor de nieuwsbrief, verwijderen direct je e-mailadres uit onze verzendlijst.

Als je gebruik maakt van onze nieuwsbrief, verwerken we de volgende informatie:

E-mailadres
Of je de nieuwsbrief opent
Waar je op klikt in de nieuwsbrief

Wij gebruiken je e-mailadres om de nieuwsbrief aan je te sturen. Je kan je op ieder moment afmelden van de nieuwsbrief door te klikken op de afmeldlink in de nieuwsbrief of als je een account hebt aangemaakt, door in je account je toestemming in te trekken. Wij gebruiken je klikgedrag om vast te stellen voor welke onderdelen van de nieuwsbrief je interesse hebt. Die informatie gebruiken wij voor het samenstellen van de nieuwsbrief. Wij verwerken je klikgedrag op basis van ons gerechtvaardigd belang om inzicht te krijgen in de voorkeuren van onze klanten. 

WANNEER WE JE EEN SMS STUREN

Graag informeren wij je door middel van een SMS over nieuwe ontwikkelingen en aanbiedingen op onze website. Wij verwerken dan de volgende gegevens van jou:

Telefoonnummer – dit wordt alleen gebruikt voor het versturen van het SMS bericht
Waar je op klikt in het SMS bericht – deze informatie wordt gebruikt voor analysedoeleinden om zo te bepalen in welke delen van het bericht onze klanten geïnteresseerd zijn

Je kunt je ten alle tijden afmelden door de afmeldinstructie in de SMS te volgen.

WANNEER WIJ ONLINE ADVERTENTIES AAN JE TONEN

Wij adverteren met onze producten op websites van derden en social media-kanalen. Hiervoor worden advertentienetwerken en mediabureaus ingeschakeld. Als wij dat doen, verwerken wij mogelijk de volgende gegevens:

Je historische aankopen
Je klikgedrag op de site en online advertenties van ons
IP-adres of advertentie-ID
Telefoonnummer
E-mailadres
Naam

Als je klikt op een onlineadvertentie voor onze producten (bijvoorbeeld op Google of Facebook) dan legt het betreffende social media-kanaal vast dat je hebt geklikt op een advertentie van Body & Fit en op welk kanaal de betreffende advertentie getoond werd.

Je klikgedrag, IP-adres, e-mailadres, naam en bestellingen op de Body & Fit website, worden alleen doorgegeven aan een advertentiekanaal als je toestemming hebt gegeven voor het plaatsen van de cookies die aan de betreffende verwerkingen zijn verbonden. De toestemming voor deze advertentiecookies kun je ten alle tijden intrekken via de cookieverklaring.

Als je een account aanmaakt of een aankoop hebt gedaan dan kunnen wij je op grond van je e-mailadres, telefoonnummer of naam indelen in een publiek (‘audience’) dat wij aan een social media-kanaal opgeven om een advertentie aan je te tonen, om een advertentie te tonen aan andere gebruikers van het kanaal met een vergelijkbare interesse of juist om ervoor te zorgen dat die advertentie niet getoond wordt. Je gegevens worden hierbij altijd ‘gehashed’ doorgegeven hetgeen betekent dat het niet leesbaar is maar wel voor geautomatiseerde verwerking gebruikt kan worden.

WANNEER WE EEN NPS- EN KLANTTEVREDENHEIDSONDERZOEK UITVOEREN

Klanttevredenheidsonderzoeken (surveys) voeren we uit onder klanten die bij ons bestellen. Hiervoor werken we samen met marketingpartners waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben. Daarbij verwerken we minimaal de volgende persoonsgegevens:

E-mailadres
Naam

Wij verwerken deze gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang om inzicht te krijgen in de voorkeuren van onze klanten ten aanzien van producten of de gebruiksvriendelijkheid van de webshop. Deelname aan en klanttevredenheidsonderzoek is uiteraard niet verplicht.

De partner waarmee we samenwerken voor NPS (Net Promotor Score) onderzoek is CloseAlert. De partner waarmee we samenwerken voor klanttevredenheidsonderzoek is [Link]InSites Consulting.Persoonsgegevens worden 1 dag na het afronden van het onderzoek verwijderd.

WANNEER WIJ EEN CAMPAGNE AAN JE TONEN OP ONZE WEBSITE

Op onze website kunnen we middels banners en pop-ups een campagne onder de aandacht brengen. Sommige van de campagnes geven de mogelijkheid om je te abonneren op onze nieuwsbrief. Daarbij verwerken we dan de volgende gegevens:

E-mailadres
Voor- en achternaam
[Optioneel] Aanhef
[Optioneel] Geboortedatum
[Optioneel] Interesses
IP-adres

We verwerken je gegevens alleen als je daar toestemming voor hebt gegeven. We nemen jouw gegevens op in ons bestand voor het versturen van e-mailnieuwsbrieven. Voor het tonen van een campagne en het meten van de effectiviteit ervan maken we gebruik van de diensten van Sleeknote. Sleeknote bewaart je gegevens maximaal 3 maanden.

GEAUTOMATISEERDE BESLUITVORMING EN PROFILERING

Door je gedrag op de site te analyseren zijn we in staat om de website op je persoonlijke voorkeuren af te stemmen. Hier komt ook profilering bij kijken. Profilering is elke vorm van geautomatiseerde gegevensverwerking waarbij we bepaalde persoonlijke aspecten van jou analyseren om onder andere je persoonlijke voorkeuren en interesses te voorspellen. We maken uitsluitend gebruik van je klikgedrag (bekeken producten), aankoophistorie en eventueel accountgegevens om hiermee generieke klantpatronen te kunnen maken. We leggen geen apart gebruikersprofiel van je aan. Wel worden sommige delen van de website (zoals aanbevolen producten) en de inhoud van de nieuwsbrief afgestemd op je persoonlijke voorkeuren door middel van het gebruik van de generieke klantpatronen.

WANNEER JE EEN BESTELLING PLAATST VIA EEN VAN ONZE INFLUENCERS

Voor ons influencerprogramma werken we samen met Brandbassador. Als er een code wordt gebruikt die verkregen is via één van onze influencers die aangesloten is bij Brandbassador, dan delen we de volgende informatie met Brandbassador:

Ordernummer
Coupon nummer
Bestellingswaarde

De informatie wordt door Brandbassador gebruikt voor rapportagedoeleinden, er worden verder geen persoonsgegevens gedeeld met Brandbassador voor klanten die via een influencer een bestelling plaatsen.

DELEN VAN PERSOONSGEGEVENS MET DERDEN

Body & Fit zal jouw persoonlijke gegevens niet aan derden verkopen en zal deze aan derden ter beschikking stellen die zijn betrokken bij het uitvoeren van jouw bestelling. Denk bijvoorbeeld aan PostNL voor de bezorging van pakketten in Nederland. Ook kunnen we je gegevens delen met partners die ons helpen met:

het ondersteunen bij onze klantenservice;
het ondersteunen bij onze advertentie- en marketingcampagnes;
het ondersteunen bij het doen van klantonderzoek en het verkrijgen van ratings- en reviews;
het leveren van financiële diensten, zoals betaaldiensten, incassobureaus en kredietinformatiebureaus.

We verwerken deze gegevens en delen je gegevens met derden voor het uitvoeren van de overeenkomst en op basis van ons gerechtvaardigd belang. Onze werknemers en door ons ingeschakelde derden zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van jouw gegevens te respecteren. We staan niet toe dat derden jouw persoonsgegevens voor eigen doeleinden gebruiken; we geven derden alleen toestemming om jouw gegevens te verwerken voor specifieke doeleinden en in overeenstemming met onze instructies. Deze afspraken hebben we met al onze derden vastgelegd in verwerkersovereenkomsten.

Soms moeten wij persoonsgegevens doorgeven aan de overheid omdat we dat wettelijk verplicht zijn. Dit kan zich allereerst voordoen als bepaalde overheidsinstellingen deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun taken, zoals de belastingdienst. Ook kan de politie of justitie bepaalde gegevens nodig hebben in het geval van fraude of misbruik. Tot slot kunnen bepaalde toezichthouders toegang tot persoonsgegevens krijgen in het kader van een onderzoek.

GEGEVENS INZIEN, AANPASSEN OF VERWIJDEREN

Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens. Ook heb je het recht op overdraagbaarheid van jouw gegevens. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van je hebben, in een computerbestand naar jou of naar een door jou genoemde organisatie te sturen.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of overdracht van jouw persoonsgegevens of een verzoek tot intrekking van jouw toestemming tot of bezwaar tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar [email protected]. Na het vaststellen van je identiteit, zullen wij uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van je verzoek mededelen welke persoonsgegevens wij van je verwerken of eventueel kunnen verwijderen, afschermen of verbeteren.

Als je een account hebt aangemaakt kun je op elk moment jouw gegevens inzien en wijzigen via de pagina mijn account.

HOE WORDEN JOUW GEGEVENS BEVEILIGD?

Wij nemen veel maatregelen om jouw persoonsgegevens te beveiligen, zowel op organisatorisch als technisch gebied. Wij hebben een groep specialisten in huis die dagelijks werken aan het beveiligen van onze systemen en het zoeken naar kwetsbaarheden. Door een strenge toegangscontrole zorgen wij dat jouw persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor medewerkers waarvoor het noodzakelijk is dat zij daarmee werken. Daarnaast laten we regelmatig onze beveiliging toetsen door externe experts. Geven we jouw gegevens aan iemand anders? Dan eisen we dat die ander net zo zorgvuldig met jouw gegevens omgaat als wij, hiervoor wordt altijd een verwerkersovereenkomst met de betreffende partij gesloten.

KLACHTENPROCEDURES

Als je een klacht hebt over de naleving van deze privacyverklaring of over een schending van jouw rechten op grond van de wet, kun je contact opnemen met [email protected]. Daarnaast heb je de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Voor de contactgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens verwijzen wij je naar hun [Link]website: https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl[Link].

CONTACTGEGEVENS

Naam verwerkingsverantwoordelijke: Body & Fit Sportsnutrition B.V. Wij gebruiken de volgende handelsnamen: Bodyenfitshop.nl, Body & Fit, Body & Fitshop en bodyandfit.com.

Vestigingsadres:

Mars 10

8448CP Heerenveen

Telefoonnummer: 088-2202999

E-mailadres: [email protected]

De privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 22 december 2022